Pengguna - Cara membuat/mengonsep surat keluar

Langkah-langkah membuat surat keluar : 

1. Login ke aplikasi suratku
2. Pada sub menu "Menu Pribadi", klik menu "Surat Keluar", kemudian tombol "Tambah"
   
3. Akan muncul form isian surat keluar, seperti : 
   
   
   Kop Surat Atas Nama : jika ingin membuat surat atas nama bupati, sekretaris daerah dan asda
   Penandangan : penandatangan surat bisa dipilih 2 level (Kadinas dan Sekdin) untuk surat atas nama OPD, dan 3 level (Bupati, Setda, dan Asda) untuk surat atas nama Bupati
   Verifikator : verifikator yang akan memeriksa surat, secara bertingkat sesuai jabatan di atasnya
   Pilih Penerima : ada 4 jenis :
   
   
   1. Penerima OPD : semua OPD di Kulon Progo, surat akan dikirim dan dibuka oleh penerima melalui aplikasi suratku (tanpa cetak dan kirim manual).
   2. Penerima Luar OPD : surat kepada instansi di luar aplikasi suratku (harus dicetak dan dikirimkan manual)
   3. Penerima Kelurahan : penerima surat kelurahan di Kabupaten Kulon Progo, sejumlah 88 kelurahan, surat akan dikirim melalui aplikasi SuratKu dan dibuka oleh admin Keluraha melalui aplikasi OpenSID, secara otomatis (tanpa cetak dan kirim manual).
   4. Group Kontak : penerima surat dengan tema yang sama bisa dikelompokkan dan disimpan, untuk digunakan lagi di kemudian hari.
      
      
   
   Klasifikasifikasi : pilih jenis klasifikasi surat sesuai Perbup 93 Tahun 2013
   Sifat Surat : dipilih Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia
   Perihal Surat : diisi perihal surat dengan singkat dan jelas. Contoh : Undangan Rapat Progress Aplikasi Suratku, dll 
   Isi ringkas surat: diisi isi ringkas surat, bisa isi surat secara ringkas
4. Setelah isian semua diisi, klik Simpan, dan akan kembali ke list surat. Pada surat yang baru dibuat klik Aksi dan Edit Template
   
5. Pilih jenis template yang akan digunakan :
   
6. Sebagai contoh dipilih surat undangan, dan akan muncul form isian template surat undangan seperti di bawah ini :
   
7. Jika sudah diisi semua, klik tombol Simpan
8. Akan tampil preview surat PDF yang baru dibuat 
   
9. Jika di surat diperlukan lampiran, bisa ditambahkan dengan mengklik tab Lampiran Surat :
   
10. Akan tampil seperti tampilan di bawah ini :
    
11. Untuk mengupload klik pada Pilih File dan klik Simpan. File diperbolehkan : pdf, docx, xlsx, zip. Ukuran maksimal : 2 MB
    
    1. Untuk menghapus file lampiran
    2. Untuk melihat file yang diupload
12. Setelah template surat diisi, dan lampiran sudah diupload, selanjutnya surat dapat diklik Setujui Surat, untuk dinaikkan kepada Verifikator selanjutnya untuk diperiksa. 
13. Klik tombol Setujui Surat
    
14. Akan muncul konfirmasi untuk menyetujui surat. Klik Oke jika yakin, jika masih belum yakin, masih perlu diedit, klik Batal
15. Setelah diklik Oke, tugas pengonsep surat sudah selesai, dan menunggu pemeriksa untuk memeriksa surat sampai pemeriksa terakhir sekaligus penandatangan, dan langkah terakhir dikirim oleh Admin Surat OPD
16. Pengonsep dapat melihat progres pemeriksaan surat, di menu Detil Surat seperti pada gambar di bawah ini :
    
17. Akan tampil timeline progress surat seperti di bawah ini : 
    
    Warna hijau menunjukkan posisi aktif verifikasi
    Tanda centang hijau, berarti sudah diverikasi